強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理，確保工程設(shè)計(jì)質(zhì)量
——青島北洋建筑設(shè)計(jì)有限公司交流材料
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在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)格局下，為了保證公司的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，這些年來(lái)，北洋公司一直在不斷思考并努力探索適合自身發(fā)展的管理思想、管理原則和管理方法，希望能以有效的管理手段和創(chuàng)新精神來(lái)迎接行業(yè)的快速發(fā)展。2003年我公司通過(guò)了ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證，十幾年來(lái)根據(jù)我公司實(shí)際情況不斷調(diào)整、改進(jìn)質(zhì)量管理體系，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中認(rèn)真落實(shí)、執(zhí)行，有效控制了工程設(shè)計(jì)質(zhì)量，公司得以持續(xù)健康發(fā)展。從調(diào)整企業(yè)組織架構(gòu)、到質(zhì)量管理體系認(rèn)證、再到ERP，北洋公司所做的事情都是基于這樣一個(gè)原則去做的：即希望建立一種企業(yè)化的機(jī)制，用于謀求或打造可持續(xù)發(fā)展的能力。只有對(duì)公司的管理體系不斷探索、完善、持續(xù)改進(jìn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)公司的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，才能夠不斷提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力。可以說(shuō)，北洋做得還很不夠，效果也遠(yuǎn)未達(dá)到理想狀態(tài)。但是，這個(gè)過(guò)程本身，還是對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很大幫助的。
北洋內(nèi)部管理采取的是以成本為中心的矩陣式管理模式。與利潤(rùn)中心不同，公司是一個(gè)整體，內(nèi)部有不同的部門(mén)、不同的業(yè)務(wù)單元，為企業(yè)的共同目標(biāo)承擔(dān)不同責(zé)任，互相之間不存在互相分賬的方式，不是自負(fù)盈虧。組織構(gòu)架中設(shè)置不同的職能部門(mén)、各設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)部門(mén)相當(dāng)于人才庫(kù)，專(zhuān)業(yè)相同的員工在這里能共同成長(zhǎng)，這是項(xiàng)目型公司的特點(diǎn)，也就是管理學(xué)上所說(shuō)的“矩陣式”。下面，就從組織管理模式、項(xiàng)目管理模式、ERP信息管理平臺(tái)幾個(gè)方面來(lái)簡(jiǎn)單闡釋北洋在企業(yè)內(nèi)部管理中的一些探索。
一、??????????????組織管理模式
北洋公司的組織構(gòu)架：董事長(zhǎng)，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、總建筑師，辦公室、經(jīng)營(yíng)發(fā)展部、技術(shù)部、規(guī)劃部、景觀部、綜合設(shè)計(jì)部、方案部、財(cái)務(wù)部。綜合設(shè)計(jì)部包含建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電各專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)部門(mén)，以施工圖設(shè)計(jì)為主。這是一種直線職能式的組織構(gòu)架。
組織構(gòu)架上的另一個(gè)重要核心是項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理是以項(xiàng)目為依托的職能中心，是跨部門(mén)的對(duì)于項(xiàng)目具有全部責(zé)任和權(quán)利的主體。部門(mén)主任是關(guān)注部門(mén)人力資源和提供成果的，兩者有著顯著區(qū)別。部門(mén)主任大多是專(zhuān)業(yè)技術(shù)骨干，也會(huì)兼任一些項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，也就是說(shuō)，部門(mén)主任具有部門(mén)管理及項(xiàng)目管理的雙重任務(wù)。部門(mén)主任關(guān)注的部門(mén)人力資源建設(shè)，具體包括部門(mén)的人力資源規(guī)劃、員工職級(jí)的配比、招聘、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、績(jī)效管理、員工關(guān)系、員工培訓(xùn)等等。
部門(mén)中各崗位的職責(zé)盡量明確，除設(shè)計(jì)任務(wù)以外，要能夠保證部門(mén)正常運(yùn)行、發(fā)展。例如：部門(mén)副主任負(fù)責(zé)制定、落實(shí)部門(mén)內(nèi)的每周學(xué)習(xí)計(jì)劃，負(fù)責(zé)組織員工業(yè)余活動(dòng)等等。組織內(nèi)的各個(gè)部門(mén)都非常重視部門(mén)的發(fā)展、關(guān)心部門(mén)員工的成長(zhǎng)、重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)，部門(mén)員工之間關(guān)系融洽、互相促進(jìn)。同時(shí)，北洋的各部門(mén)之間是開(kāi)放的，同專(zhuān)業(yè)、不同部門(mén)的配合也非常多。公司努力為員工提供適合自身發(fā)展的平臺(tái)，例如有些員工認(rèn)為自己更適合做方案設(shè)計(jì)，也可以從施工圖設(shè)計(jì)部門(mén)調(diào)整到方案設(shè)計(jì)部門(mén)。北洋有完善的晉升機(jī)制，根據(jù)員工能力的提升提供更廣闊的發(fā)展空間。
二、??????????????項(xiàng)目管理模式
（一）“項(xiàng)目為本”
有別于傳統(tǒng)的管理模式，真正的項(xiàng)目制管理模式倡導(dǎo)——“項(xiàng)目為本”。眾所周知，在我們這個(gè)行業(yè)里面做項(xiàng)目，基本上都是公司領(lǐng)導(dǎo)或者設(shè)計(jì)所的所長(zhǎng)擁有決定權(quán)，當(dāng)公司規(guī)模擴(kuò)大之后，決定權(quán)可能分散至項(xiàng)目經(jīng)理。這種基于個(gè)人而非某種機(jī)制的項(xiàng)目管理，并不是真正的項(xiàng)目制管理，不利于企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展。在不斷探索的過(guò)程中，北洋公司嘗試按照項(xiàng)目本身的規(guī)律推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)真正的項(xiàng)目制公司。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由項(xiàng)目經(jīng)理、各專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)人員和總工組成，以項(xiàng)目為服務(wù)對(duì)象，自我決策、自主管理、信息共享。通過(guò)這種組織形態(tài)，公司管理者可以通過(guò)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的管理達(dá)到同時(shí)控制多個(gè)項(xiàng)目的目的。項(xiàng)目經(jīng)理為第一負(fù)責(zé)人，帶領(lǐng)合適的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這就是北洋公司的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目制管理首要明確的是，我們所有的項(xiàng)目一定是公司所有，公司做每一個(gè)項(xiàng)目必須有一個(gè)目標(biāo)，即確定為什么要做這個(gè)項(xiàng)目，做這個(gè)項(xiàng)目最終要達(dá)到什么樣的目的。當(dāng)然，項(xiàng)目里面要實(shí)現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，公司有權(quán)利把意圖放到項(xiàng)目里面去。讓公司通過(guò)某種機(jī)制進(jìn)入到項(xiàng)目里面，同時(shí)讓項(xiàng)目組成員自然地接受公司的一些意圖和監(jiān)督、監(jiān)管。除了明確項(xiàng)目目標(biāo)，我們還需要界定項(xiàng)目中應(yīng)有的角色——項(xiàng)目經(jīng)理、工程主理、專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)、設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核。每個(gè)角色都非常清楚自己的崗位職責(zé)，各司其職、共同推進(jìn)。
（二）北洋公司的設(shè)計(jì)控制過(guò)程
流程：設(shè)計(jì)策劃、設(shè)計(jì)輸入、設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)驗(yàn)證、設(shè)計(jì)輸出、設(shè)計(jì)確認(rèn)、設(shè)計(jì)更改的控制。設(shè)計(jì)項(xiàng)目嚴(yán)格按照各流程進(jìn)行節(jié)點(diǎn)控制，從而保證最終設(shè)計(jì)質(zhì)量，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)對(duì)設(shè)計(jì)質(zhì)量產(chǎn)生影響。
設(shè)計(jì)策劃階段，要重視項(xiàng)目目標(biāo)的制定：該項(xiàng)目是否有報(bào)優(yōu)的要求，是否在項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，都會(huì)在設(shè)計(jì)策劃階段明確，并明確責(zé)任人。
設(shè)計(jì)輸入包含明示的要求（設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、書(shū)面設(shè)計(jì)要求），隱含的要求（設(shè)計(jì)規(guī)范要求）。當(dāng)然，更多具體要求會(huì)隨著設(shè)計(jì)的深入不斷提出。尤其是如何面對(duì)甲方諸多的口頭要求，每個(gè)設(shè)計(jì)要求都讓甲方以書(shū)面形式提供顯然是不可能的。通常我們要求每個(gè)項(xiàng)目組指定專(zhuān)人對(duì)這些口頭要求進(jìn)行記錄，形成按時(shí)間排列的工程日志。工程日志會(huì)及時(shí)傳達(dá)到項(xiàng)目組所有成員，避免遺漏。同時(shí)，積累一段時(shí)間后找甲方簽字確認(rèn)。最終這些內(nèi)容將會(huì)作為設(shè)計(jì)輸入的重要資料進(jìn)行歸檔。這樣做的好處是顯而易見(jiàn)的：首先，能在設(shè)計(jì)過(guò)程中充分反映甲方的設(shè)計(jì)要求，避免遺漏；其次，能讓甲方感受到了我們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；最重要的是能夠避免出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)發(fā)生糾纏不清的情況；必要時(shí)可以追加設(shè)計(jì)費(fèi)。
北洋公司一直非常重視設(shè)計(jì)評(píng)審這一環(huán)節(jié)。方案設(shè)計(jì)過(guò)程中，在合理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭組織方案評(píng)審，以利于體現(xiàn)公司整體設(shè)計(jì)實(shí)力、提供優(yōu)質(zhì)方案設(shè)計(jì)。正式開(kāi)展施工圖設(shè)計(jì)之前，組織各專(zhuān)業(yè)總工進(jìn)行技術(shù)評(píng)審，提前發(fā)現(xiàn)方案中的不足及施工圖設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題，有效避免重復(fù)工作、提高設(shè)計(jì)質(zhì)量。
三、??????????????ERP信息管理平臺(tái)
要成為真正的項(xiàng)目制公司，需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行全方面的掌控，而以往落后的數(shù)據(jù)管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能支持公司管理的需要。同時(shí)，我們也清醒的認(rèn)識(shí)到：管理是一種思維方式，只有思維方式正確，新的信息技術(shù)支持才能幫助企業(yè)將管理措施落實(shí)得更加扎實(shí)、快捷，不能指望在管理思維錯(cuò)誤的前提下，通過(guò)管理信息化手段就能得到正確的結(jié)果。2010年我公司初步搭建并開(kāi)始使用信息管理平臺(tái)。隨著不斷的完善，現(xiàn)在已具備：經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、人力資源管理、工日管理等信息管理模塊。ERP系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)基本上能夠運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，給我們提供了運(yùn)營(yíng)管理上的數(shù)據(jù)支持。現(xiàn)在公司的信息管理平臺(tái)還處于初步階段甚至可以說(shuō)是測(cè)試階段，雖然從某種程度上減輕了處理龐大數(shù)據(jù)的工作量，但是，對(duì)于項(xiàng)目的完整周期管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)還很遙遠(yuǎn)。我們希望通過(guò)不斷改進(jìn)，使信息管理平臺(tái)對(duì)于項(xiàng)目的周期管理起到控制作用，通過(guò)科學(xué)的數(shù)據(jù)分析幫助公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理決策。
這是北洋企業(yè)內(nèi)部管理的基本脈絡(luò)。我們還將繼續(xù)前行，通過(guò)企業(yè)的管理轉(zhuǎn)型和升級(jí)，有效地提高生產(chǎn)效率、確保工程設(shè)計(jì)質(zhì)量、推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。
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備注：2014年2月20日青島市勘察設(shè)計(jì)工作會(huì)議交流材料。